Unterweisungs-Jahresplan: Vorlage für den Schulungskalender

Was oben auf das Blatt gehört

• Betrieb
• Planungsjahr
• Verantwortliche Person

Welche Spalten der Plan braucht

• Thema — was unterwiesen wird
• Grundlage — die Vorschrift oder Regel, auf die sich Pflicht und Turnus stützen
• Turnus — in welchem Abstand zu wiederholen ist
• Zuletzt am — Datum der letzten Unterweisung
• Nächste Fälligkeit — errechnet aus Datum und Turnus
• Erledigt — Häkchen, sobald der Termin stattgefunden hat und dokumentiert ist

Wenn Sie den Plan pro Person führen wollen — was bei unterschiedlichen Tätigkeiten und bei Auszubildenden nötig wird —, kommt eine Spalte für den Namen hinzu. Spätestens dann wird die Tabelle unübersichtlich; das ist der Punkt, an dem sich eine digitale Führung lohnt.

Die Themen und ihr üblicher Turnus

Die folgenden Zeilen decken die häufigsten Themen in Kleinstbetrieben ab. Wichtig zur Einordnung: Für die meisten dieser Themen steht die Jahresfrist bereits im Verordnungstext — § 14 Abs. 2 GefStoffV für Gefahrstoffe, § 14 Abs. 3 BioStoffV für biologische Arbeitsstoffe, § 6 Abs. 4 Satz 2 ArbStättV für die Unterweisung in der Arbeitsstätte einschließlich Brandschutz und Bildschirmarbeit, § 12 Abs. 1 Satz 3 BetrSichV für Arbeitsmittel wie Leitern und Tritte. Bei Beschäftigten unter 18 Jahren verkürzt § 29 Abs. 2 JArbSchG die Frist gesetzlich auf ein halbes Jahr, und wo Sie unten eine eigene Zeile für den Strahlenschutz ergänzen, steht die Jahresfrist in § 63 Abs. 1 StrlSchV.

Ausgerechnet die allgemeine Vorschrift ist die Ausnahme: § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt nur, die Unterweisung „erforderlichenfalls regelmäßig" zu wiederholen — dort kommt der Jahresrhythmus aus § 4 DGUV Vorschrift 1. Dasselbe gilt für die Zeilen, in denen die Tabelle eine DGUV-Information oder die PSA-Benutzungsverordnung nennt: § 3 PSA-BV etwa knüpft an die Unterweisung nach § 12 ArbSchG an, nennt aber selbst kein Intervall. Der dort angegebene Turnus ist fachliche Empfehlung und Prüfungsmaßstab, keine Frist aus dem Verordnungstext.

Zwei Themen betreffen nicht automatisch alle Mitarbeitenden, sondern nur benannte Personen: die Ausbildung der Brandschutzhelfer und die Fortbildung der Ersthelfer. Beide hängen an einer betrieblichen Rolle, nicht an der Belegschaft insgesamt — im Plan gehören sie deshalb in eine eigene Zeile mit Namen.

Freie Zeilen für Ihren Betrieb

Lassen Sie am Ende der Tabelle mehrere Zeilen frei. Je nach Branche kommen Themen hinzu, die in keiner allgemeinen Liste stehen — etwa Flurförderzeuge, Röntgen oder die Einweisung in Medizinprodukte. Welche das im Einzelfall sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung; die Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung sortiert die Handlungsfelder dafür vor. Branchenspezifische Übersichten stehen in den Artikeln zu Handwerk, Gastronomie, Arztpraxis und Pflege.

Was der Plan nicht leistet

Ein Jahresplan zeigt, was ansteht. Er belegt nicht, dass es stattgefunden hat — dafür braucht es je Termin einen eigenen Nachweis mit Thema, Datum, Namen und Unterschriften. Die passende Vorlage dafür ist der Unterweisungsnachweis.

Und er rechnet nicht mit. Sobald mehrere Personen unterschiedliche Themen zu unterschiedlichen Zeitpunkten hatten, muss jede Fälligkeit einzeln nachgehalten werden. Genau das übernimmt Sicher unterwiesen: Fristen je Mitarbeitendem und Thema verfolgen, rechtzeitig erinnern und den Nachweis danach erzeugen. Für einen ersten Überblick ohne Anmeldung genügt der Fristenrechner.