Pflichtunterweisungen in der Arztpraxis: Was das Praxisteam jährlich braucht

Warum in der Praxis mehr zusammenkommt als anderswo

In einer Arztpraxis überlagern sich mehrere Regelungsbereiche, die sonst selten gemeinsam auftreten: biologische Arbeitsstoffe (Blut, Sekrete, Erreger), Gefahrstoffe (Desinfektions- und Sterilisationsmittel), gegebenenfalls ionisierende Strahlung, Medizinprodukte und die allgemeinen Arbeitsschutzthemen. Jeder dieser Bereiche hat eine eigene Rechtsgrundlage mit eigener Frist und eigener Formvorschrift.

Das erklärt, warum ein pauschales „einmal im Jahr alles zusammen" hier zwar organisatorisch sinnvoll, aber allein nicht ausreichend ist: Die Nachweise müssen den einzelnen Themen zuordenbar bleiben, weil verschiedene Aufsichtsstellen verschiedene Nachweise sehen wollen.

Der Pflichtenkatalog im Überblick

BioStoffV und TRBA 250: der Kern für jede Praxis

Verbindlich ist zunächst die Biostoffverordnung selbst. §14 Abs. 2 BioStoffV verlangt, dass die Beschäftigten anhand der Betriebsanweisung mündlich unterwiesen werden; §14 Abs. 3 BioStoffV schreibt vor, dass dies vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich geschieht, dass Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festzuhalten sind und dass die Unterwiesenen dies durch Unterschrift bestätigen.

Die Technische Regel für Biologische Arbeitsstoffe TRBA 250 konkretisiert diese Vorgaben für den Gesundheitsdienst — von der Einzelpraxis bis zur Klinik. Nummer 7 der TRBA 250 ist dabei der Abschnitt, an dem sich in der Praxis am meisten entscheidet: Er verlangt die Unterweisung „in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache mündlich, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen anhand der Betriebsanweisungen" und benennt die Anlässe — vor Aufnahme der Tätigkeiten, bei maßgeblichen Änderungen der Arbeitsbedingungen, mindestens jedoch jährlich.

Hinzu kommt eine Besonderheit, die viele Praxen nicht auf dem Schirm haben: Die TRBA 250 verlangt, den Betriebsarzt oder die Betriebsärztin zu beteiligen — entweder durch Schulung derjenigen, die die Unterweisung durchführen, oder durch Mitwirkung an den Unterrichtsmaterialien. Und die Unterweisung muss eine allgemeine arbeitsmedizinische Beratung umfassen, unter anderem zu Übertragungswegen, Krankheitsbildern, Schutzausrüstung, Erster Hilfe und arbeitsmedizinischer Vorsorge.

Desinfektionsmittel: der übersehene Gefahrstoff

Flächen- und Instrumentendesinfektion, Händedesinfektion, Sterilisationschemie und Laborreagenzien sind Gefahrstoffe im Sinne der Gefahrstoffverordnung. §14 Abs. 2 GefStoffV verlangt dafür eine eigene mündliche Unterweisung anhand der Betriebsanweisung, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich, schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen unterschrieben.

Teil dieser Unterweisung ist außerdem eine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung. Die Themenüberschneidung mit der TRBA-250-Unterweisung ist groß — beides in einem Termin zu behandeln ist praxisnah und zulässig, solange die Dokumentation beide Themen getrennt ausweist.

Röntgen: die strengste Dokumentationspflicht der Praxis

Betreibt die Praxis ein Röntgengerät, greift §63 StrlSchV. Der Strahlenschutzverantwortliche muss die betroffenen Personen vor Aufnahme der Tätigkeit beziehungsweise vor dem ersten Zutritt zum Kontrollbereich unterweisen und die Unterweisung mindestens einmal im Jahr wiederholen. Auch hier gilt die Formvorgabe „mündlich" (§63 Abs. 3 StrlSchV); elektronische Formate bedürfen einer Zulassung der zuständigen Behörde.

Die Nachweispflicht geht hier deutlich weiter als anderswo: Inhalt und Zeitpunkt sind unverzüglich aufzuzeichnen, die unterwiesene Person hat zu unterschreiben, und die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren (bei sonstigen Kontrollbereichszutritten ein Jahr). Sie sind der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen. Wer seine Unterweisungsnachweise nach zwei Jahren aussortiert, verstößt hier gegen eine ausdrückliche Frist.

Medizinprodukte: Einweisung ist keine Unterweisung

Autoklav, EKG, Ultraschall, Defibrillator, Laser — für Medizinprodukte gilt §4 MPBetreibV: Produkte dürfen nur von Personen betrieben oder benutzt werden, die die dafür erforderliche „Ausbildung oder Kenntnis und Erfahrung" besitzen — die Norm stellt die Alternativen also nebeneinander, sie verlangt sie nicht kumulativ. Zusätzlich ist eine Einweisung in die ordnungsgemäße Handhabung des Produktes erforderlich. Bei Software gilt das auch nach Aktualisierungen, die die Handhabung mehr als geringfügig verändern.

Diese Einweisung ist geräte- und personenbezogen und folgt keinem Jahresrhythmus — sie fällt an, wenn ein Gerät neu ist oder eine Person neu daran arbeitet. Sie ersetzt die Arbeitsschutz-Unterweisung nicht, und die Arbeitsschutz-Unterweisung ersetzt sie nicht.

Warum „einmal durchklicken" hier ausdrücklich nicht reicht

In kaum einem anderen Betriebstyp steht die Formvorgabe so eindeutig im Verordnungstext: §14 Abs. 2 BioStoffV (konkretisiert durch TRBA 250 Nummer 7) und §14 Abs. 2 Satz 1 GefStoffV verlangen beide ausdrücklich eine mündliche Unterweisung anhand der Betriebsanweisung. §63 Abs. 3 StrlSchV formuliert es für den Röntgenbetrieb ebenso knapp: „Die Unterweisung hat mündlich zu erfolgen." Nur dort gibt es einen Ausweg, und der führt über die Behörde: Sie kann E-Learning oder audiovisuelle Medien zulassen, wenn eine Erfolgskontrolle stattfindet und Nachfragen möglich sind. Ohne diese Zulassung gilt auch hier: Ein E-Learning-Modul kann die Unterweisung vorbereiten, ergänzen und dokumentieren — ersetzen kann es sie nicht.

Das ist kein Formalismus: Der Sinn der mündlichen, arbeitsplatzbezogenen Form ist die Rückfrage. Bei Themen wie dem Vorgehen nach einer Nadelstichverletzung ist genau das der Punkt, an dem sich zeigt, ob die Inhalte angekommen sind.

Was Praxen zusätzlich schulen — und was davon Arbeitsschutz ist

Hygieneschulung, Datenschutzunterweisung nach DSGVO, QM-Schulungen und Notfalltraining sind in vielen Praxen etabliert. Keines dieser Themen erfüllt die Unterweisungspflicht nach §12 ArbSchG, und umgekehrt. Datenschutz schützt Patientendaten, Hygiene schützt Patientinnen und Patienten — der Arbeitsschutz schützt das Team. Wer die Nachweise vermischt, hat bei einer Prüfung für jedes Thema nur Teilbelege.

Österreich: Ordination statt Praxis, gleiche Systematik

Für Ordinationen in Österreich gilt §14 ASchG. Die Pflichtanlässe sind dieselben wie in Deutschland; ausdrücklich weiter geht das ASchG bei der Vergewisserungspflicht: Der Arbeitgeber muss sich aktiv davon überzeugen, dass die Unterweisung verstanden wurde. Dass sie während der Arbeitszeit stattzufinden hat, verlangen dagegen beide Rechtsordnungen (§14 Abs. 1 ASchG, §12 Abs. 1 Satz 1 ArbSchG). Die Arbeitsinspektion stellt zudem klar, dass Erstunterweisung und arbeitsplatzbezogene Unterweisung persönlich erfolgen müssen — elektronische Formate sind nur ergänzend für wiederkehrende, allgemeine Themen zulässig. Für ein Praxisteam, dessen Unterweisung ohnehin überwiegend arbeitsplatzbezogen ist, heißt das: Der persönliche Termin bleibt in Österreich unverzichtbar.

Ein realistischer Jahresablauf für eine kleine Praxis

1. Einen festen Jahrestermin setzen, an dem die mündliche Unterweisung zu biologischen Arbeitsstoffen, Gefahrstoffen und allgemeinem Arbeitsschutz stattfindet — sinnvollerweise gekoppelt an die Begehung durch die Betriebsärztin oder den Betriebsarzt.
2. Die Röntgenunterweisung mit eigener Aufzeichnung und Unterschrift führen, weil hier eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist gilt.
3. Geräteeinweisungen nach §4 MPBetreibV anlassbezogen dokumentieren, nicht im Jahresprotokoll untergehen lassen.
4. Die Ersthelfer-Fortbildung im Zweijahrestakt separat terminieren.
5. Neue Mitarbeitende vor Aufnahme der Tätigkeit unterweisen — dazu mehr im Artikel Unterweisung neuer Mitarbeiter.

Kurz zusammengefasst

• §14 BioStoffV (konkretisiert durch TRBA 250 Nr. 7) und §14 Abs. 2 GefStoffV verlangen beide ausdrücklich eine mündliche Unterweisung mit Unterschrift, mindestens jährlich.
• §63 StrlSchV fordert bei Röntgenbetrieb eine jährliche mündliche Unterweisung und eine Aufbewahrung der Aufzeichnungen über fünf Jahre.
• Die Einweisung in Medizinprodukte nach §4 MPBetreibV ist geräte- und personenbezogen und ersetzt keine Unterweisung.
• Hygiene-, Datenschutz- und QM-Schulungen erfüllen die Arbeitsschutzpflicht nicht.
• Welche Angaben ein prüfungsfester Nachweis braucht, steht im Artikel Unterweisungsnachweis.