Unterweisungsnachweis-Vorlage kostenlos herunterladen

Was die Vorlage enthält

• Betrieb (Name und Anschrift)
• Betriebsteil / Arbeitsbereich
• Thema der Unterweisung
• Durchgeführt am (Datum) und Dauer
• Durchgeführt von (Name, Funktion)
• Art der Unterweisung: Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung
• Unterweisungsinhalte — Gefahrenquellen, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Notfall, Erste Hilfe
• Namen und Unterschriften der Teilnehmenden (elf Zeilen)
• Bemerkungen sowie Ort, Datum und Unterschrift der unterweisenden Person

Über der Unterschriftenliste steht der Satz, auf den es ankommt: „Mit meiner Unterschrift bestätige ich, dass ich an der Unterweisung teilgenommen und den Inhalt verstanden habe." Er stammt wörtlich aus dem Muster der DGUV Regel 100-001 und macht aus einer bloßen Anwesenheitsliste einen Nachweis.

Was in den Nachweis gehört — und warum

§ 12 ArbSchG verpflichtet zur Unterweisung, sagt aber nichts über deren Dokumentation. Die Pflicht dazu steht in § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1: „sie muss dokumentiert werden." Welche Angaben dafür nötig sind, konkretisiert die zugehörige DGUV Regel 100-001 in Abschnitt 2.3.1. Dort heißt es, der Nachweis könne in Form des dort abgedruckten Musters erfolgen, und dieses Muster enthalte „alle notwendigen Angaben, wie Betriebsteil, Datum und Inhalt der Unterweisung, Namen der Versicherten und des Unterweisenden". Das „wie" ist wichtig: Die Regel zählt beispielhaft auf, sie stellt keinen abschließenden Katalog auf. Aufgeschlüsselt sind das:

• Betriebsteil,
• Datum der Unterweisung,
• Inhalt der Unterweisung,
• Namen der Versicherten,
• Name des Unterweisenden.

Hinzu kommen im Muster selbst der Betrieb mit Anschrift, die Unterschriften der Teilnehmenden und die Unterschrift der unterweisenden Person. Zwei Felder unserer Vorlage gehen darüber hinaus: Dauer und Art der Unterweisung. Beide sind nicht vorgeschrieben — sie helfen aber, Jahresfristen und Anlässe später auseinanderzuhalten, und machen plausibel, dass die Unterweisung nicht in zwei Minuten abgehandelt wurde.

In Österreich verlangt § 14 ASchG eine „nachweisliche" Unterweisung. Die Arbeitsinspektion formuliert die Anforderung an den Nachweis so: Aus ihm muss nachvollziehbar sein, welche Arbeitnehmerin oder welcher Arbeitnehmer wann und zu welchen Themen beziehungsweise Inhalten unterwiesen wurde. Dieselbe Vorlage erfüllt das.

Typische Fehler beim Ausfüllen

• Thema zu vage. „Arbeitsschutz besprochen" belegt nichts. „Leitern und Tritte: Standsicherheit prüfen, maximale Belastung, Drei-Punkt-Kontakt" belegt etwas.
• Nur eine Sammelunterschrift. Eine Unterschrift der unterweisenden Person für die ganze Gruppe zeigt nicht, wer teilgenommen hat. Jede Person unterschreibt selbst.
• Anwesenheitsliste statt Nachweis. Ohne Inhaltsangabe ist das Blatt eine Teilnehmerliste, kein Unterweisungsnachweis.
• Name der unterweisenden Person fehlt. Die DGUV Regel 100-001 nennt ihn ausdrücklich unter den notwendigen Angaben.
• Der Nachweis ist da, aber nicht auffindbar. Wird bei einer Kontrolle nach Person und Thema aus dem Vorjahr gefragt, muss das Blatt in Minuten vorliegen — nicht nach einer Suche durch Ordner und Postfächer.

Wie lange müssen Sie den Nachweis aufbewahren?

Weder das ArbSchG noch die Betriebssicherheits- oder Gefahrstoffverordnung nennen eine Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise. Als Orientierung wird üblicherweise die Empfehlung aus DGUV Information 211-005 herangezogen: zwei Jahre — KomNet, der Auskunftsdienst der Landesanstalt für Arbeitsgestaltung NRW, verweist genau darauf. Die DGUV führt diese Schrift derzeit als „Zur Zeit nicht verfügbar" und vermerkt: „Diese Schrift ist veraltet und befindet sich in der Überarbeitung." Eine Aussage dazu, ob und wie lange die Empfehlung fortgilt, trifft sie nicht.

Ausnahmen mit ausdrücklicher gesetzlicher Frist gibt es: § 63 Strahlenschutzverordnung schreibt fünf beziehungsweise ein Jahr vor. In Österreich nennt das ASchG ebenfalls keine Frist; die Arbeitsinspektion empfiehlt, den alten Nachweis mindestens bis zur nächsten Unterweisung zum selben Thema aufzubewahren, und verweist auf die dreijährige Verjährungsfrist für zivilrechtliche Schadenersatzansprüche.

Praktisch heißt das: aufbewahren, solange das Beschäftigungsverhältnis läuft, plus die drei Jahre der Regelverjährung. Mehr dazu und zu digitalen Bestätigungen steht im Ratgeber-Artikel Unterweisungsnachweis: Was muss dokumentiert werden?

Wichtig: die Vorlage dokumentiert, sie unterweist nicht

Die DGUV Regel 100-001 stellt klar: Grundsätzlich sind persönliche Unterweisungen durchzuführen, elektronische Medien sind Hilfsmittel. In Österreich ist die Arbeitsinspektion noch deutlicher — Erstunterweisungen und Unterweisungen zum konkreten Arbeitsplatz sind unmittelbar und persönlich durchzuführen; eine rein elektronische Unterweisung genügt dort nicht.

Diese Vorlage ist deshalb ein Formular für das Gespräch, das Sie ohnehin führen — kein Ersatz dafür. Deshalb steht der Hinweis auch im Fuß der Datei.

Was die Vorlage nicht löst

Ein Formular löst das Ausfüllen. Es löst nicht das Erinnern. Die Unterweisung ist mindestens jährlich zu wiederholen, bei Jugendlichen halbjährlich, und zusätzlich bei jedem Anlass — neue Tätigkeit, neues Arbeitsmittel, Unfall. In einem Ordner mit dreißig ausgefüllten Blättern sieht niemand, welche Frist als Nächstes abläuft.

Genau das ist die Aufgabe von Sicher unterwiesen: Fristen je Mitarbeitendem und Thema verfolgen, rechtzeitig erinnern und den Nachweis danach mit denselben Feldern erzeugen, die Sie hier von Hand ausfüllen. Wenn Sie zuerst nur wissen wollen, was bei Ihnen wann fällig ist, reicht der Fristenrechner — er läuft ohne Anmeldung im Browser.