Checkliste: Erstunterweisung vor dem ersten Arbeitstag

Vor dem ersten Arbeitstag

• Tätigkeitsprofil geklärt: Mit welchen Maschinen, Gefahrstoffen und Arbeitsmitteln kommt die Person in Berührung?
• Daraus die benötigten Unterweisungsthemen abgeleitet — allgemein, arbeitsplatzbezogen und gegebenenfalls Spezialthemen wie Gefahrstoffe, PSA oder Bildschirmarbeit.
• Termin für die Erstunterweisung fest am oder vor dem ersten Arbeitstag eingeplant, nicht auf „irgendwann in der ersten Woche“ verschoben.
• Bei geringen Deutschkenntnissen Hilfsmittel vorbereitet: einfache Sprache, Piktogramme, ausreichend Zeit für Rückfragen.

Am ersten Arbeitstag

• Allgemeine Unterweisung durchgeführt: Betriebsregeln, Fluchtwege, Verhalten im Notfall.
• Arbeitsplatzbezogene Unterweisung durchgeführt: die konkreten Gefahren und Regeln am jeweiligen Arbeitsplatz.
• Unterweisung persönlich durchgeführt und Rückfragen ausdrücklich zugelassen.
• Verständnis aktiv geprüft, etwa durch gezielte Rückfragen oder Vorführenlassen — ein „Alles klar?“ reicht als Nachweis nicht.
• Unterweisung noch am selben Tag dokumentiert: Datum, Name, Thema, Unterschrift.

Unabhängig von der Vertragsart

Prüfen Sie die Liste auch für Aushilfen, Minijobber:innen, Praktikant:innen und Ferienaushilfen. Das Arbeitsschutzgesetz unterscheidet nicht nach Beschäftigungsdauer oder Vertragsart — wer im Betrieb arbeitet, ist vorher zu unterweisen. Für Beschäftigte unter 18 Jahren kommt die halbjährliche Wiederholung nach § 29 JArbSchG hinzu.

Warum „vor Aufnahme der Tätigkeit“ wörtlich zu nehmen ist

§ 12 Abs. 1 ArbSchG gliedert sich in vier Sätze, und der Unterschied zwischen ihnen ist praktisch bedeutsam. Satz 1 enthält die allgemeine Pflicht, Beschäftigte „ausreichend und angemessen" zu unterweisen — ohne jede Zeitangabe. Erst Satz 3 nennt den Zeitpunkt: Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen.

Wer die Erstunterweisung auf das Ende der ersten Woche legt, hat also nicht bloß etwas später dokumentiert, sondern die Frist verfehlt. Passiert in dieser Zeit ein Unfall, ist genau das die Frage, die als Erstes gestellt wird. Ausführlich steht das im Ratgeber-Artikel Unterweisung neuer Mitarbeiter: Was gilt vor dem ersten Arbeitstag?

Was diese Checkliste nicht abdeckt

Die Checkliste unterstützt bei der Organisation des Ablaufs. Sie ersetzt nicht die inhaltliche Erstellung der Unterweisung selbst — was zu vermitteln ist, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebs. Einen Einstieg dazu bietet die Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung.

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist zusätzlich die schriftliche Betriebsanweisung nach § 14 Abs. 1 GefStoffV vor Tätigkeitsbeginn erforderlich. Warum sie eine eigene Pflicht neben der Unterweisung ist, erklärt der Artikel Betriebsanweisung Gefahrstoffe; ein Muster mit allen Pflichtangaben steht in der zugehörigen Vorlage.

Nach dem ersten Tag

Mit der Erstunterweisung beginnt die Wiederholungspflicht: mindestens jährlich, bei Beschäftigten unter 18 Jahren halbjährlich, zusätzlich bei jedem Anlass. Den fertigen Nachweis für den Termin liefert die Unterweisungsnachweis-Vorlage, die Jahresübersicht der Unterweisungs-Jahresplan.

Genau an dieser Stelle setzt Sicher unterwiesen an: Fristen je Mitarbeitendem und Thema verfolgen, rechtzeitig erinnern und den Nachweis danach mit denselben Feldern erzeugen. Wenn Sie zuerst nur wissen wollen, was bei Ihnen wann fällig ist, reicht der Fristenrechner — er läuft ohne Anmeldung im Browser.